چرا ارسال ایمیل گروهی در جیمیل مهم است؟
ارسال ایمیل گروهی به شما این امکان را می‌دهد تا یک پیام واحد را به‌طور هم‌زمان به چندین نفر ارسال کنید. این ویژگی به‌خصوص برای کسب‌وکارها، سازمان‌ها و حتی افراد بسیار مفید است. فرض کنید می‌خواهید یک رویداد را به اطلاع تمام اعضای تیم خود برسانید. به‌جای ارسال ایمیل به هر شخص به‌صورت جداگانه، می‌توانید یک ایمیل واحد به گروه ارسال کنید و مطمئن شوید که همه اعضا پیام را دریافت می‌کنند. این کار نه‌تنها در زمان شما صرفه‌جویی می‌کند، بلکه فرآیند ارتباط را نیز ساده‌تر و منظم‌تر می‌سازد. از سوی دی لیست تلفن همراه برادر گر، با استفاده از قابلیت گروه‌بندی جیمیل، می‌توانید فهرستی از مخاطبان خود را بر اساس دسته‌بندی‌های مختلف (مانند تیم فروش، تیم بازاریابی، دوستان، خانواده و ...) ایجاد کنید و در زمان نیاز به هر گروه به‌طور جداگانه ایمیل ارسال نمایید.
مرحله اول: ایجاد برچسب (Label) برای گروه‌بندی مخاطبان
اولین و مهم‌ترین قدم برای ارسال ایمیل گروهی، ایجاد برچسب یا گروه برای مخاطبان شما است. این برچسب‌ها به شما کمک می‌کنند تا مخاطبان خود را سازمان‌دهی کرده و به جای وارد کردن تک‌تک آدرس‌ها، فقط نام برچسب را در فیلد آدرس ایمیل وارد کنید. برای انجام این کار، ابتدا به Google Contacts یا همان مخاطبین گوگل بروید. می‌توانید با جستجوی "Google Contacts" در مرورگر یا با کلیک بر روی آیکون "9 نقطه" در گوشه بالا سمت راست جیمیل و انتخاب گزینه "Contacts" به آن دسترسی پیدا کنید. در بخش مخاطبین، آدرس‌های ایمیل مورد نظر خود را انتخاب کرده و سپس بر روی آیکون "برچسب" در بالای صفحه کلیک کنید. در پنجره باز شده، یک نام مناسب برای گروه خود (مثلاً "تیم بازاریابی" یا "دوستان صمیمی") انتخاب کرده و بر روی "ایجاد" کلیک کنید. از این پس، هر زمان که نیاز به افزودن فرد جدیدی به این گروه داشتید، کافی است مخاطب مورد نظر را انتخاب کرده و برچسب مربوطه را به او اختصاص دهید.
مرحله دوم: ارسال ایمیل به گروه ایجاد شده
پس از ایجاد برچسب، نوبت به ارسال ایمیل به گروه می‌رسد. این مرحله بسیار ساده‌تر از چیزی است که فکر می‌کنید. کافی است به جیمیل بازگردید و بر روی گزینه "Compose" یا همان "نوشتن" کلیک کنید تا پنجره جدیدی برای ارسال ایمیل باز شود. در فیلد "To" یا "گیرنده"، به‌جای وارد کردن آدرس‌های ایمیل تک‌تک افراد، فقط نام برچسبی را که در مرحله قبل ایجاد کردید، تایپ کنید. برای مثال، اگر نام برچسب شما "تیم بازاریابی" است، کافی است عبارت "تیم بازاریابی" را تایپ کنید. جیمیل به‌طور خودکار تمام آدرس‌های ایمیل مربوط به این برچسب را در فیلد گیرنده اضافه می‌کند. حال می‌توانید متن ایمیل خود را بنویسید و آن را ارسال کنید.
استفاده از BCC برای حفظ حریم خصوصی
یکی از نکات بسیار مهم در ارسال ایمیل گروهی، به‌ویژه برای مخاطبانی که یکدیگر را نمی‌شناسند (مانند خبرنامه‌های ایمیلی یا به‌روزرسانی‌های مشتریان)، استفاده از فیلد BCC (Blind Carbon Copy) است. زمانی که آدرس‌های ایمیل را در فیلد "To" یا "CC" وارد می‌کنید، تمام گیرندگان می‌توانند آدرس ایمیل سایر اعضا را ببینند. اما اگر آدرس‌ها را در فیلد BCC قرار دهید، آدرس‌های ایمیل گیرندگان از دید یکدیگر مخفی می‌ماند و حریم خصوصی آن‌ها حفظ می‌شود. برای استفاده از BCC، پس از باز کردن پنجره نوشتن ایمیل، بر روی گزینه "Bcc" در سمت راست فیلد "To" کلیک کنید. سپس نام گروه یا آدرس‌های ایمیل را در این فیلد وارد نمایید.
نکات و ترفندهای پیشرفته برای ارسال ایمیل گروهی
برای بهینه‌سازی فرآیند ارسال ایمیل گروهی، می‌توانید از چند ترفند ساده استفاده کنید. اول اینکه، می‌توانید از قابلیت Canned responses یا الگوهای پاسخ در جیمیل استفاده کنید تا متن ایمیل‌های پرکاربرد خود را ذخیره کرده و در زمان نیاز با یک کلیک آن‌ها را وارد کنید. برای فعال‌سازی این قابلیت، به بخش تنظیمات جیمیل (چرخ‌دنده) بروید، گزینه "See all settings" را انتخاب کنید و سپس در بخش "Advanced"، گزینه "Templates" را فعال نمایید. ترفند دیگر، استفاده از قابلیت Google Groups است که به شما امکانات بیشتری برای مدیریت گروه‌ها، از جمله ایجاد یک آدرس ایمیل واحد برای کل گروه، ارائه می‌دهد. این ویژگی برای تیم‌ها و سازمان‌ها بسیار مفید است.
جمع‌بندی و نتیجه‌گیری
ارسال ایمیل گروهی در جیمیل، اگر به‌درستی و با استفاده از روش‌های صحیح انجام شود، می‌تواند در وقت و انرژی شما صرفه‌جویی کرده و ارتباطات شما را منظم‌تر و حرفه‌ای‌تر سازد. با پیروی از مراحل گفته شده در این مقاله، به‌راحتی می‌توانید مخاطبان خود را گروه‌بندی کرده، ایمیل‌های گروهی را به صورت سازمان‌یافته ارسال نمایید و با استفاده از قابلیت‌هایی مانند BCC، حریم خصوصی آن‌ها را حفظ کنید. از امروز به بعد، به‌جای وارد کردن دستی آدرس‌های ایمیل، با ایجاد برچسب در Google Contacts، فرآیند ارسال ایمیل گروهی را به یک کار سریع و بی‌دردسر تبدیل کنید.